©Prima.bal
Senin (2/2) pagi, tampak beberapa mahasiswa keluar masuk ruang IT Direktorat Akademik (DA) UGM. Di dalam ruangan tersebut, terdapat kumpulan mahasiswa yang mengantre untuk menemui petugas IT. Mereka mewakili Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Biologi, Dewan Mahasiswa (Dema) Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (Fisipol) UGM, dan Lembaga Eksekutif Mahasiswa Kehutanan. Selain itu, terdapat juga beberapa mahasiswa yang datang atas inisatif pribadi. Tujuan mereka adalah menyampaikan keluhan terkait pergantian Portal Akademik menjadi portal baru, yaitu Palawa.
Salah seorang mahasiswa yang menyampaikan keluhan di DA hari itu adalah Tadzkia Nursafira, Kepala Departemen Advokasi Dema Fisipol. Tadzkia menuturkan bahwa keluhan muncul karena Palawa yang diluncurkan hari sebelumnya (1/2) bertepatan dengan periode pengecekan Kartu Hasil Studi (KHS) dan pengisian Kartu Rencana Studi (KRS). Periode waktu tersebut krusial karena menentukan perkuliahan mahasiswa semester ini, tetapi pihak DA kurang melakukan sosialisasi. “Mahasiswa membutuhkan sosialisasi kebijakan agar penerapan kebijakan universitas lebih efektif,” kata Tadzkia.
Menurut sosialisasi DA pada hari yang sama, Palawa diharapkan menjadi penyempurna dari Portal Akademik UGM. Penyempurnaan yang dimaksud adalah terintegrasinya berbagai macam sistem informasi milik UGM. Portal akademik terdahulu hanya bisa dipergunakan untuk mengecek KHS, mengisi KRS, dan mencari informasi akademik. Sekarang, Palawa terintegrasi dengan Sistem Informasi Registrasi (Sireg), Sistem Informasi Akademik (SIA), Sistem Informasi Perpustakaan (Sipus), dan Sistem Informasi Beasiswa. “Integrasi ini bertujuan agar akses mahasiswa pada sistem-sistem informasi tersebut lebih praktis,” tutur Novita Ade Ferianty, S.S., M.Ed. selaku Sekretaris Direktorat Akademik. Ia menambahkan, Palawa berfungsi sebagai pintu gerbang bagi mahasiswa untuk mengakses sistem-sistem informasi milik UGM.
Hal yang disayangkan adalah Palawa belum digunakan sebagai portal akademik tunggal oleh semua fakultas di UGM. Dari total delapan belas fakultas dan satu sekolah vokasi, terdapat tiga fakultas yang tidak terintegrasi dengan Palawa. Fakultas-fakultas yang belum menggunakan Palawa adalah Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB), Psikologi, serta Kedokteran. Menurut Ade, ketiga fakultas tersebut lebih maju dari fakultas lainnya dalam segi pembuatan portal akademik. “Kemajuan itu membuat ketiga fakultas tersebut menolak untuk berintegrasi dengan Palawa,” terang Ade.
Sardjiyo selaku Koordinator Urusan Akademik Fakultas Kedokteran (FK) membenarkan bahwa hingga semester ini FK belum menggunakan Palawa. FK tetap menggunakan sistem informasi akademik milik sendiri sejak 2007. “Sistem ini memiliki fitur penunjang akademik yang belum dapat disediakan oleh Portal Akademik UGM,” kataardjiyo. Salah satunya adalah fitur bagi dosen untuk mengurus kenaikan pangkatnya. Meskipun terdapaterbedaan fitur portal, Sardjiyo mengatakan bahwa tahun ini FK akan berintegrasi dengan PALAWA. “Mulai tahun ajaran 2015/2016, FK akan menggunakan PALAWA,” terangnya. Meskipun fitur sistem informasi akademik FK belum dapat diakomodasi seutuhnya, Sardjiyo mengapresiasi inisiasi UGM untuk merangkul FK dalam PALAWA.
Berbeda dengan FK, FEB berencana tetap menggunakan portal akademik milik sendiri. Portal akademik tersebut bernama Sistem Informasi Terpadu Fakultas Ekonomika dan Bisnis (Sintesis) yang telah digunakan sejak 2008. “Fasilitas yang dimiliki Sintesis sudah mumpuni sehingga tidak perlu bergabung dengan PALAWA,” ujar Sigit Hardiyanto, S.T., Kepala Seksi Akademik dan Kemahasiswaan FEB. Ia mengatakan bahwa Sintesis dapat mengelola sistem keluar masuk persuratan, seluruh aset FEB, dan sistem informasi perpustakaan FEB. Selain itu, terdapat fasilitas lain berupa pengiriman SMS, surel, telegram oleh server dan tersedianya aplikasi Android dari pihak fakultas untuk menyebarkan informasi akademik ke mahasiswa.
Senada dengan Sigit, Zainal Mustofa, S.S. mengatakan bahwa fakultasnya juga tidak menggunakan Palawa. “Fakultas Psikologi masih mempertahankan Sistem Informasi Terintegrasi (SIT) yang telah digunakan sejak 2011,” ungkap Kepala Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Psikologi ini. Zainal menyebutkan kelebihan dari SIT adalah terbukanya akses orangtua untuk memantau aktivitas akademik anaknya. Hal itu dapat dilakukan karena SIT memfasilitasi orangtua untuk melihat daftar absensi, status pelunasan biaya perkuliahan, KRS, dan KHS.
Jika pihak DA menginginkan integrasi sistem akademik antarfakultas, sebenarnya semua fakultas tidak harus menggunakan Palawa. Menurut Zainal, bila DA membutuhkan data mahasiswa, mereka dapat menggunakan sistem web service. Mekanisme ini merupakan penghubung sistem antara fakultas-fakultas yang memiliki portal akademik milik sendiri dengan Palawa. Kendala dalam penggunaan mekanisme web service yang mengharuskan Fakultas Psikologi perlu terintegrasi dengan Palawa,” kata Zainal.
Erika Purnawati, S.Kom., M.Cs. mengakui kelebihan-kelebihan portal akademik ketiga fakultas tersebut. Tetapi, ia menilai sebenarnya fakultas-fakultas yang tidak terintegrasi Palawa kurang diuntungkan. “Fakultas-fakultas tersebut dapat menggunakan layanan web, tetapi tidak dapat mengakses data yang dimiliki DA secara langsung,” tambah Kasubdit Administrasi Akademik dan Sistem Informasi Direktorat Akademik ini. Ia menerangkan, mahasiswa fakultas-fakultas tersebut otomatis tidak dapat mengakses Sireg, SIA, Sipus, dan Sistem Informasi Beasiswa yang terdapat pada Palawa. Akibatnya mereka tidak mendapatkan informasi terkini seperti Sistem Informasi Beasiswa.
Sigit, Zainal dan Sardjiyo mengakui tidak keberatan untuk mengintegrasikan portal akademik fakultas masing-masing dengan Palawa. Tetapi, ketiganya meminta fitur-fitur unggulan yang tersedia pada portal akademik fakultas mereka juga dapat digunakan pada Palawa. “Contohnya integrasi data pada Palawa juga dibuat untuk dosen dan karyawan,” ujar Zainal.
Masalah tak hanya dialami oleh fakultas-fakultas yang tidak menggunakan Palawa. Fisipol yang menggunakan Palawa juga mengalami masalah. Menurut Tadzkia, keluhan terbanyak yang terjadi di Fisipol adalah kesulitan log in. Ternyata, kesulitan log in tersebut disebabkan server yang tidak dapat menampung jumlah pengakses. “Dalam satu menit bisa empat ribu orang yang mengakses Palawa,” imbuh Erika. Pihak DA telah melakukan uji coba sejak Oktober 2014 di dua fakultas, yaitu MIPA dan Pertanian. Namun dalam praktiknya, uji coba tersebut gagal karena sistem tidak dapat berjalan secara parsial. “Fitur Palawa terpusat di DA, maka semuanya harus dijalankan secara bersamaan,” jelasnya.
Ade menuturkan bahwa DA telah berusaha maksimal dalam merealisasikan portal akademik bagi seluruh fakultas di UGM. Menurutnya, DA membutuhkan waktu yang tidak sebentar untuk mewujudkan Palawa agar dapat mengakomodasi kebutuhan semua fakultas. Ia menambahkan, kesiapan Portal Akademik juga harus diimbangi dengan kesiapan petugas, agar sistem berjalan dengan lancar. “DA tidak memiliki target penyelesaian integrasi Palawa, karena persiapan-persiapan tersebut tidak dapat diperkirakan kapan akan selesai,” pungkas Ade. [Devananta Rizqi Rafiq, Farras Khalida Masardhi]